PROTOCOLO

Es el conjunto de expresiones y disposiciones de solemnidad que se adoptan en los actos o eventos. Son mecanismos reguladores de las relaciones sociales. La relacionista ejerce la función de enlace entre la organización y sus clientes y es esta función la que constituye la vida social y protocolaria de la organización.

Lo anterior supone entonces que toda secretaria debe estar capacitada para otra serie de actividades que van más allá de la simple mecanografía de textos, manejo del archivo y administración de la correspondencia, como el coordinar todo tipo de actividades al interior de la organización: reuniones de trabajo y eventos de integración bien sean sociales, culturales o deportivos, así como Seminarios, Conferencias, Convenciones y Congresos, entre otros, al exterior de la organización.

PREPARACIÓN DE REUNIONES DE TRABAJO

Con frecuencia la secretaria se ve abocada a planear y organizar reuniones que resultan de las actividades normales de la oficina, bien sea con funcionarios de la misma compañía o con personal externo, normalmente clientes o proveedores.

Estas reuniones, comúnmente denominadas Comités, pueden obedecer a un plan establecido, lo que significa que se realizan periódicamente; son éstas las reuniones ordinarias o formales. Cuando la reunión no obedece a un plan, entonces nos referimos a reuniones extraordinarias o esporádicas que se proponen un objetivo particular. De la organización y el dinamismo que le imprima la secretaria antes, en el proceso y después de la reunión, dependerá en gran parte el éxito de la misma.

La organización de una reunión comprende tres etapas: preparación, desarrollo y fase posterior.

Preparación

Una vez se dispone la información sobre la fecha, hora, objetivos, participantes, orden del día y lugar de la reunión, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Redactar la citación y el orden del día
• Invitar a todos los participantes individualmente, bien sea por carta, memorando, tarjeta o telefónicamente; esto depende del tipo de reunión
• Asegurarse de que los participantes reciban la citación siquiera con ocho días de anticipación y mínimo con tres. Asi mismo se debe confirmar por teléfono, la asistencia a la misma y obtener la constancia o motivo de la ausencia de aquellas personas que no pueden asistir.
• Reunir el material necesarios.

Aparte de los documentos y datos indispensables, si se trata de una reunión ordinaria, se debe llevar el acta de la reunión anterior. Todos estos documentos deben organizarse en una carpeta  adicional, en el orden en el cual se utilizarán, con base en la agenda de la reunión.

• Preparar el salón donde ha de realizarse la reunión.

Esta preparación incluyes los elementos: papel, lápices, ceniceros, papelógrafo, marcadores, entre otros, y los equipos: proyector, equipo de sonido, grabadora,  entre otros, necesarios. Igualmente se deben colocar las tarjetas con los nombres de los asistentes. Es importante que el lugar sea apropiado al número de participantes y al objetivo de la reunión, para comodidad de los asistentes.

Una de las distribuciones que más facilitan la reunión, es la mesa redonda porque da sensación de igualdad y por lo tanto, propicia la discusión libre.

Veamos algunos problemas que se presentan al interior de los grupos, por lo que puede expresar la disposición de las mesas.

Otros detalles que se deben prever son las flores, el estado de los baños, el cambio o limpieza de los ceniceros y si se va a servir refrigerio, hacer la reservación y preparar el lugar donde se va a ofrecer. Puede llevarse un registro de refrigerios o menús según el caso, para no repetir.

Desarrollo

La participación o no de la secretaria en el desarrollo de la reunión depende de las disposiciones que en estos casos tiene establecida la organización. En caso de que no participe como secretaria, debe estar atenta a cualquier imprevisto o consulta posible; no debe interrumpir el desarrollo de la reunión. Cuando se trate de una situación urgente, deberá hacer llegar discretamente una nota a la persona interesada, quien decidirá cómo manejar ese momento.

Cuando actúa como secretaria, deberá tomar nota de los asistentes. Si no reconoce sus nombres, es muy útil elaborar una lista, antes de la reunión, para así familiarizarse con éstos. Una vez que el Presidente o jefe dé por iniciada la sesión, dará lectura al acta de la reunión anterior y a los temas que se van a tratar descritos en el orden del día de la citación. Durante la misma deberá tomar nota de las intervenciones de los participantes para elaborar el acta respectiva.

El anotar y ordenar las contribuciones de los participantes es una tarea semejante a la de tomar notas en una conferencia, con una dificultad adicional: en lugar de resumir una exposición por lo general ordenada, se debe simultáneamente captar las ideas expresadas, sin orden, por varias personas; extraer las ideas claves, anotarlas y asegurarse constantemente del acuerdo del grupo.

El orden del día le será de utilidad para conocer los temas a seguir. No es necesario anotar todos los antecedentes y planteamientos a raíz de un tema dado, ni las intervenciones de cada uno de los miembros. Estas podrán ser registradas por el moderador de la reunión en el papelógrafo, para analizarlas y sacar conclusiones. Basta con registrar todos los asuntos y los acuerdos a los que se llegue, pues realmente éstos son la expresión de un trabajo en equipo. Por eso no se deben dar nombres de personas; solamente, por solicitud expresa, habrá necesidad de copiar citar textuales.